Projectmatig werken: 5 tips om succesvol aan de slag te gaan

Wil je effectiever zijn in het behalen van de beoogde projectresultaten? Wij geven je 5 tips om gestructureerd en succesvol met projecten aan de slag te gaan: 

1. Breng focus aan

Het aanbrengen van focus en het vaststellen van duidelijke, haalbare doelen bepaalt uiteindelijk of het project wel of niet een succes wordt. Het begint allemaal met de waaromvraag. Wat is de hoofdreden om het project op te starten? Welk probleem wil je oplossen en wat is het gewenste eindresultaat? Met een duidelijke visie zorg je dat alle neuzen dezelfde kant opstaan en kun je een richting bepalen voor de projectdoelstellingen. Wees in het opstellen van de doelstellingen zo concreet en helder mogelijk. Dat doe je door ze SMART te formuleren: specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden. Zo zorg je dat iedereen gefocust is op de hoofdzaken. 

2. Vind jullie passie in het project en zorg dat iedereen gemotiveerd blijft

Passie creëer je door realistische doelen te stellen die iedereen uitdagen. Alle projectleden moeten warm worden van wat zij doen. Zorgen dat iedereen betrokken is, begint met goede communicatie. Bijvoorbeeld het helder communiceren van het op te lossen probleem. Dat kan een mooie inspiratie zijn voor de leden om actief aan de slag te gaan. Wees duidelijk over de doelen en de voortgang, maar ook vooral over ieders taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Verdeel belangrijke verantwoordelijkheden onder alle projectleden. Als alle leden medeverantwoordelijk zijn voor het succes of het falen van het project, zullen zij veel gemotiveerder zijn. 

3. Deel het project op in duidelijke fasen met een goede planning

Een project is vaak complex en hectisch. Structuur is heel belangrijk, omdat het zorgt voor overzicht. Structuur creëer je door het project in te delen in duidelijke fasen met een planning:

Initiatiefase

In deze fase leg je de basis van het project vast. Wat is het probleem dat opgelost moet worden, wat is het beoogde eindresultaat en welke doelen wil je behalen? Wie moet je bij het project betrekken om het een succes te maken? Beoordeel of het project haalbaar is en probeer in te schatten wat er (financieel) nodig is om het projectresultaat te behalen. Neem ook de mogelijke risico’s en valkuilen van het project onder de loep en bedenk hoe je hiermee kunt omgaan.

Definitiefase

Het idee dat je in de initiatiefase hebt uitgewerkt, ga je in deze fase verder concretiseren. Welke stappen moeten er doorlopen worden om tot het eindresultaat te komen? Aan welke eisen moeten het eindresultaat en de tussenresultaten voldoen? Met welke criteria kan getoetst worden of alles volgens plan verloopt en hoe ga je bijsturen? 

Ontwerpfase 

In de ontwerpfase wordt de volledige projectstructuur vastgesteld: De projectactiviteiten binnen de verschillende stappen worden uitgewerkt en de projectleden en hun rollen worden toegewezen. Hierbij worden ook de evaluatie- en bijsturingsmomenten bepaald. 

Voorbereidingsfase 

Het idee voor het project ligt klaar, maar wat is er allemaal nog nodig om van start te kunnen? Heb je bijvoorbeeld nog nieuwe software nodig? Weten alle projectleden wat ze moeten doen of missen ze nog informatie? Is er voldoende tijd bij alle leden ingepland? In deze fase zorg je dat iedereen klaar is om aan het project te beginnen. 

Realisatiefase

Tijd om aan de slag te gaan volgens de gestelde planning. Tussendoor controleer je regelmatig of alles nog goed verloopt op basis van de criteria die je in de definitiefase hebt opgesteld. Zo niet, dat stuur je zo snel mogelijk bij. Dat kan soms ook betekenen dat je de plannen iets moet aanpassen.

Nazorgfase

In de eindfase mag je een evaluatie absoluut niet overslaan, want dat is een belangrijk leermoment voor de volgende keer. In sommige gevallen loopt een project nog door als het einddoel al gerealiseerd is. In dat geval zorg je dat iedereen die erbij betrokken moet blijven door kan en dat er nog regelmatig momenten zijn waarop de voortgang geëvalueerd wordt. 

Een handig hulpmiddel voor het maken van een planning voor al deze fasen is de Product Breakdown Structure (PBS): een visuele weergave van de hiërarchische structuur van je project. Bovenaan staat het projectresultaat, daaronder de componenten (tussenresultaten en projectactiviteiten) die nodig zijn om het project te laten slagen en de relaties tussen deze verschillende componenten. Zo is in één overzicht inzichtelijk wat er nodig is om het projectresultaat te realiseren en dat maakt het makkelijker om een goede planning te maken. 

4. Let goed op de beheersfactoren

Er zijn een aantal factoren die je tijdens de realisatiefase van het project steeds moet monitoren en beheersen om het project te laten slagen. Deze monitormomenten neem je ook mee in je planning:

• Tijd: De projectactiviteiten moeten volgens de planning uitgevoerd worden en het eindresultaat moet tijdig worden gerealiseerd. 
• Geld: De kosten van de projectactiviteiten moeten binnen het budget blijven en het projectresultaat moet het gewenste rendement opleveren.
• Kwaliteit: Het projectresultaat moet voldoen aan de vooraf gestelde eisen en wensen. Dit toets, beoordeel en controleer je op ingeplande momenten. 
• Informatie: Alle activiteiten moeten eenduidig worden uitgevoerd, zodat er een eenduidig resultaat wordt gerealiseerd. Dat betekent dat in gezamenlijk toegankelijke documenten goed moet worden vastgelegd wat het eindresultaat dient te zijn, welke inhoudelijke activiteiten daaraan bijdragen en wie waarvoor verantwoordelijk is. 
• Projectorganisatie: Projectteams zitten lang niet allemaal bij elkaar, dus goede communicatie is essentieel. Het moet steeds helder zijn wie wat doet en beslist, hoe iedereen met elkaar moet samenwerken en zelfs hoe er wordt omgegaan met conflicten. Ook is het belangrijk om de motivatie van alle betrokkenen te bewaken.

5. Accepteer de onzekerheid en durf keuzes te maken

Je weet nooit helemaal precies welke beren op de weg je gaat tegenkomen tijdens het project. Je zult daarom vooraf niet volledig in detail kunnen vastleggen wat het eindresultaat zal moeten zijn en wat de precieze weg daar naartoe is. Het kan zomaar zijn dat je tussentijds plannen moet bijstellen. Het is daarom belangrijk dat je loslaat, knopen doorhakt en keuzes maakt. Vertrouw erop dat alle professionals die je hebt ingeschakeld vanuit hun eigen inzicht en deskundigheid succesvol kunnen handelen. Werken op basis van vertrouwen leidt tot meer kennisdeling, verhoogde prestaties en een betere samenwerking met meer betrokkenheid. En als er wel fouten gemaakt worden, is dat prima. Daar leer je van!

Opleiding Projectmatig Werken binnen de Overheid

Kun je wel wat hulp gebruiken bij het toepassen van bovenstaande tips? Dan raden we je onze 3-daagse opleiding Projectmatig Werken binnen de Overheid aan. Hierin leer je de essentiële principes van projectmatig werken en leer je effectieve methoden en technieken toepassen waarmee je ervoor zorgt dat een project zo voorspelbaar en soepel mogelijk verloopt. Voor vragen over deze opleiding kun je ons bereiken via 035 - 7 604 850 of info@bestuursacademie.nl.