Training op maat: Procesgericht Werken

Bij de Bestuursacademie helpen we organisaties graag met hun specifieke leerbehoeften. Een voorbeeld is de training Procesgericht Werken die we verzorgden voor de gemeente Oss. Trainer Sander Maathuis vertelt hier enthousiast over.

Hoe beginnen we?

De Bestuursacademie gaat eerst langs bij een organisatie om de mogelijkheden en de leervraag te bespreken. We proberen de leervraag zo concreet mogelijk te krijgen en bekijken welke trainer de expertise heeft om deze vraag te beantwoorden. “Vervolgens nemen ze de trainer, in dit geval mij, mee in het traject”, vertelt Sander. “Ze vragen wat mijn gedachten zijn over de opdracht en of het iets voor mij is. Dan gaan we samen nog eens langs voor een intakegesprek bij de organisatie. Op basis hiervan kom ik met een plan van aanpak (aangevuld met het financiële plaatje) en kan de organisatie beslissen of zij een maatwerktraject wil starten. Ik denk dat dit uitgebreide voortraject heel fijn is voor potentiële klanten, omdat dit hen het gevoel geeft dat ze niet zomaar een standaard training krijgen. De Bestuursacademie gaat heel concreet in gesprek met organisaties en denkt echt goed na over wat de medewerkers nodig hebben.”

Wat was de leervraag van de gemeente Oss?

De ontwikkeling van de training startte met een intakegesprek. Samen met het team van 5 procesadviseurs stelde Sander de leerdoelen vast: “Het team was al een jaar bezig met een belangrijke opdracht op het gebied van procesgericht werken, maar liep daarin vast. Om de klant verder te kunnen helpen, wilden de adviseurs goed beslagen ten ijs komen. Ze wilden weten wat ze nu moesten doen en hoe ze het procesgericht werken verder konden inrichten binnen de organisatie. Dus een verdere verdieping in het onderwerp, maar ook leren om als team succesvoller te zijn in het vormgeven van procesgericht werken.”

Is dat voldoende informatie om een training te ontwikkelen?

Op basis van een algemene leervraag kun je al snel een standaard lesprogramma ontwikkelen. Maar het intakegesprek maakt het mogelijk om de leervragen verder uit te diepen, zodat je een heel specifiek programma kunt samenstellen. Sander bekeek nauwkeurig wat de medewerkers van de gemeente Oss zouden moeten kennen en kunnen. “Ik heb het functieprofiel van de procesadviseurs erbij gepakt. We hebben de taken doorgenomen en besproken hoe dat tot nu toe allemaal ging. Een van deze taken is bijvoorbeeld het signaleren van verbeterkansen binnen de processen. De adviseurs vertelden mij hoe ze dat aanpakten. Vervolgens gaf ik aan welke andere methoden er mogelijk waren. Deze methoden kenden zij nog niet, dus dat was een onderwerp waarmee we in de training aan de slag gingen. Zo zijn we alle onderdelen van het functieprofiel langsgegaan.”

Als je zo met elkaar in gesprek gaat, ontdek je soms leerpunten waarvan je je niet bewust bent . “Wat we tijdens de training Procesgericht Werken ook gedaan hebben, is het reflecteren van de manier van werken. Tijdens het bespreken van het functieprofiel viel het mij op dat het team heel samenwerkingsgericht was. Dat is heel positief, maar pakt soms juist negatief uit. Dan zetten teamleden individueel bijna geen stappen, omdat ze eerst alles willen afstemmen met hun teamgenoten. De adviseurs moest wel lachen om deze observatie, want dat herkenden ze. Ze konden een probleem goed benoemen en er met zijn allen over blijven praten, maar liepen dan vaak vast omdat niemand een conclusie trok. Ik raadde hen aan om elkaar verantwoordelijkheden toe te wijzen. Als een adviseur bijvoorbeeld veel verstand heeft van procesbeschrijvingen en zij een voorstel doet over de manier van schrijven, dan mogen alle teamleden daar iets over zeggen, maar neemt zij uiteindelijk de beslissing.”

Hoe lang duurt het om een training te ontwikkelen?

De training Procesgericht Werken duurde 3 dagen. Het lesprogramma werd op basis van de reflecties na elke trainingsbijeenkomst weer aangepast. “Eigenlijk ben ik na elke trainingsbijeenkomst nog een volledige dag bezig om de volgende bijeenkomst voor te bereiden. Op basis van wat studenten je die dag vertellen, doe je nieuwe inzichten op en ontdek je op welke onderwerpen je de volgende keer moet focussen. Tijdens de training voor de gemeente Oss heb ik bijvoorbeeld ook wat studieboeken uitgedeeld aan de teamleden die dat graag wilden. Op basis van de theorie in deze boeken gaven zij aan over bepaalde onderwerpen nog wat meer te willen weten. Anderen wilden graag iets weten over verandermanagement. Dan wijdde ik daar een sessie aan.”

Wat vonden de procesadviseurs van de training?

Het team was erg enthousiast over de training. Volgens Sander om 3 redenen. “Ten eerste was ik in dit geval niet alleen een trainer, maar ook een inhoudelijk expert op het gebied van procesgericht werken. Ik heb zelf bij een aantal gemeentes ervaring opgedaan en kon hierdoor met duidelijke praktijkvoorbeelden laten zien hoe het ook kan. Daarnaast heeft het kunnen beantwoorden van individuele leervragen een belangrijke rol gespeeld en uiteindelijk ook het werken aan de teamdynamiek. En ten slotte humor! We hebben heel veel lol gehad tijdens de trainingsdagen. Ik vind humor een mooie manier om ervoor te zorgen dat mensen iets leren. En het creëert een fijne sfeer.”
 
En daar was het team het mee eens. “Sander heeft ons als trainer en coach erg prettig ondersteund en geprikkeld om de volgende stap te zetten. Een stap naar verdere professionalisering van ons als team en in borging van ons werk in de gemeente. Daarbij hebben we ook nog eens veel gelachen,” gaf een van de teamleden als reactie.

Sanders ervaring als trainer met de Bestuursacademie

“Wat ik vanuit mijn eigen rol zo fijn vind, is dat ik veel vrijheid krijg. Ik krijg een klus en mag daarmee zelf aan de slag. Ik bepaal hoe we een trainingstraject gaan aanpakken. De fijnste ondersteuning vanuit de Bestuursacademie is dat zij vertrouwen hebben in hun mensen. Ze gaan ervan uit dat jij het voor elkaar kunt krijgen. Dat vind ik een hele prettige manier van werken. En als ik toch hulp nodig heb, dan weet ik dat ik altijd bij ze terecht kan en ze op kan bellen.”

Een waardevolle training op maat voor jouw organisatie organiseren?

We nemen graag de mogelijkheden met je door. Je kunt contact met ons opnemen voor een vrijblijvende afspraak via telefoonnummer 035 - 7 604 860 of het e-mailadres incompany@bestuursacademie.nl.