Dit moet je kunnen als virtual assistant

Steeds meer secretaresses stoppen met hun werk in loondienst en beginnen voor zichzelf als virtual assistant (VA). Maar die functie houdt meer in dan een secretaresse op afstand zijn. Overweeg jij een baan als VA? We zetten een paar belangrijke vaardigheden voor je op een rij.

Ondernemersvaardigheden

Ga je voor jezelf beginnen als virtual assistant, dan ben je opeens verantwoordelijk voor je eigen bedrijf. Je moet niet alleen secretariële vakkennis hebben en goed kunnen plannen. Nu komen bijvoorbeeld ook je eigen financiële administratie en zakelijke social media om de hoek kijken. Je moet op zoek naar klanten, netwerken en jezelf kunnen verkopen.

Flexibel zijn

Natuurlijk kun jij als managementondersteuner goed samenwerken. Maar als virtual assistant moet je nog een tandje bijzetten, want je werkt dan samen met meerdere ondernemers. De verschillende opdrachten en systemen vergen een iets creatievere planning en organisatie. Je moet snel kunnen handelen en prioriteiten stellen. Je werkt niet altijd op dezelfde locatie. Bovendien wijken je werktijden als zelfstandige af van de standaard kantoortijden – wat tegelijkertijd ook weer een voordeel kan zijn.

Van secretaresse naar adviseur

Als secretaresse heb je veel uitvoerende en deels adviserende taken. Als virtual assistant ben je nóg meer een meedenkende professional op HBO-niveau. Je bouwt mee aan de business van je klant. Je adviseert opdrachtgevers, denkt mee, geeft feedback en onderneemt actie zonder dat je opdrachtgever daarom vraagt. Daarvoor moet je ook kennis hebben van bedrijfsstructuren en veranderprocessen. Als VA weet je gelukkig veel van het ondernemerschap. Je weet uit ervaring waar jouw opdrachtgever tegenaan loopt.

Digitale vaardigheden 2.0

E-mailen, papierloos werken, digitale agenda’s beheren; als secretaresse ben je al ICT-vaardig. Maar als virtual assistant – de functienaam zegt het al – ben je nóg meer digital minded. Veel van je contact gebeurt op afstand: Skype, e-mail, social media. Je snapt communicatietechnologie en kunt snel grote hoeveelheden data interpreteren en verwerken. Daarin houd je rekening met de privacywetgeving AVG. Er bestaan allerlei digitale tools die jouw virtuele assistentie makkelijker maken.

Bijscholen

Wil je je waarde als VA voor klanten behouden, dan moet je jouw kennis up-to-date houden. Doordat je voor verschillende opdrachtgevers en systemen werkt, leer je al heel veel. Die ervaring neem je weer mee naar een volgende opdracht. Maar vergeet niet ook je vakkennis bij te spijkeren. Investeer in je persoonlijke groei. Dat hoeft echt geen meerjarige opleiding te zijn: volg eens een workshop, masterclass of training. Zo word je nog aantrekkelijker voor opdrachtgevers.

Ook VA worden?

Wil je je verder ontwikkelen als managementondersteuner of voor jezelf beginnen als virtual assistant? Spijker je kennis bij met deze opleidingen en trainingen voor professionals in managementsupport.